Die Verschlüsselung von E-Mails ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie die Anforderungen an eine verschlüsselte Übertragung einhalten, ohne Ihren Nutzern unnötige Hürden aufzuerlegen. Private und geschäftliche E-Mails lassen sich heute leicht hacken, weil sie über verschiedene Geräte abgerufen werden: Mobiltelefone ebenso wie Samsung Tablets und Computer. Verschlüsselungsdienste helfen außerdem, bestimmte Arten von Datenverlusten automatisch zu verhindern, indem sie automatisches E-Mail‑Routing über einen einzigen, regelmäßig genutzten verschlüsselten Kanal bereitstellen. Diese Dienste nutzen im Grunde Ihr vorhandenes E-Mail-Gateway und legen ein verschlüsseltes Messaging-System darüber.
Auf der Ebene Ihres Gateways werden Filter eingerichtet, die durch bestimmte Tags oder Befehle in einer E-Mail ausgelöst werden. Zusätzlich kann das Auftreten bestimmter geschützter Begriffe genutzt werden, um die Wahrscheinlichkeit zu maximieren, dass die Verschlüsselung in den richtigen Situationen angewendet wird. Wenn Sie zum Beispiel einen Data-Loss-Prevention-Filter (DLP – so werden sie genannt) eingerichtet haben, der Sozialversicherungsnummern, medizinische Unterlagen oder andere programmatisch erkennbare Begriffe identifiziert und verschlüsselt, werden E-Mails mit diesen Daten automatisch verschlüsselt.
Ein besseres System zur Absicherung
IT-Administratoren oder andere zuständige Abteilungen können ebenfalls benachrichtigt werden, wenn dies geschieht. So wissen sie, wann geschützte Informationen die Organisation verlassen, und können Mitarbeitende freundlich daran erinnern, Verschlüsselung proaktiv zu nutzen, wenn sie derartige Informationen versenden.
Insgesamt ist dieses System sicher, weil es Werkzeuge wie SMTP über verstärktes TLS nutzt, die Ziele in einem gesicherten Rechenzentrum liegen und die Informationen über ein gesichertes, verschlüsseltes Portal zugänglich sind. Dieses System ist nahezu narrensicher, was die Verhinderung von Abfangen oder Kompromittierung von Daten während der Übertragung angeht, und erleichtert gleichzeitig den Zugriff und die Prüfung der Daten, da die Nutzer ohnehin an E-Mails gewöhnt sind.
Verschiedene verfügbare technische Ansätze
Einige Organisationen verlassen sich auf S/MIME-, PGP- oder TLS‑basierte Verschlüsselung, um ihre Anforderungen an eine sichere Übertragung zu erfüllen, aber die beiden erstgenannten werden weniger häufig eingesetzt, und TLS ist nicht garantiert, da es im normalen E-Mail-Verkehr überwiegend opportunistisch genutzt wird. Das bedeutet: Wenn der empfangende Server keine verschlüsselten Nachrichten akzeptiert, wird TLS nicht verwendet. Würden Sie TLS für jede einzelne E-Mail erzwingen, würde E-Mail insgesamt deutlich unpraktischer werden.
Da gewöhnliche E-Mails den gewünschten Effekt eines erhöhten Datenschutzniveaus in der Regel nicht bieten, setzen sichere E-Mail-Dienste TLS durch, indem sie proprietäre Verschlüsselungsportale einsetzen, wie oben beschrieben. Das heißt, Ihr Empfänger kann sich bei einer sicheren Plattform anmelden – mit einer verschlüsselten Verbindung zu einem gesicherten Server, der sich wiederum in einem physisch hochgeschützten Rechenzentrum befindet (die Daten im E-Mail-Verschlüsselungsdienst von Vircom entsprechen der Norm ISO 27002).
Was ist wirklich der beste Weg für Unternehmen, die Nutzung sicherer Kommunikation zu steuern und nachzuverfolgen?
Dieser Beitrag skizziert kurz drei Optionen für sichere E-Mail-Systeme, mit denen Sie regulatorische Vorgaben erfüllen können – sei es HIPAA, FINRA oder andere Regularien. In einer Zeit wachsender Sicherheitsbedenken, kompromittierter Konten und Datenpannen ist die E-Mail-Verschlüsselung ein wirkungsvolles Mittel, bestehende Technologien an neue Anforderungen und Best Practices anzupassen. Der Vorteil offener, weitverbreiteter Systeme liegt in ihrer Flexibilität. Mit Lösungen wie der E-Mail-Verschlüsselung müssen Sie sich also weder „unter einen Stein verkriechen“, noch wahllos neue Apps einführen, wenn Sie eigentlich nur Ihren alltäglichen Aufgaben nachgehen wollen.
